Samenwerken in de bouw blijft voor velen een ongrijpbare zaak. Projectcoach Cécile Claessen heeft de kwestie verheven tot een vak dat om verdere professionalisering vraagt.

“Waarover zal als eerste gedoe ontstaan?”

Tien jaar geleden was ze nog een pionier, aldus Cécile Claessen (ABLE, Cohezy). Een aannemer vroeg haar om een Project Start-Up (PSU) te begeleiden en voegde er meteen aan toe: ‘weet je wat dat is, een PSU? Hoe werkt dat?’

Inmiddels beginnen projecten na de gunning steeds vaker met een PSU. Denk daarbij “asjeblieft niet” aan een knuffelsessie of teambuilding, stelt Claessen uitdrukkelijk. Er speelt zoveel meer en vandaar haar roep om een steviger fundament voor het vak van projectcoach in de bouw en infra.

Bouwkeet

Claessen is afgestudeerd onderwijskundige en was op de vakgebieden economie en bedrijfskunde werkzaam aan de Open Universiteit. Vanaf 1988 gaf ze vanuit haar eigen bedrijf ABLE cursussen projectmanagement en rolde zo het vak in. Eerst in de industrie en later in de bouw en infra.

Rond 2000 raakte Claessen betrokken bij de bouw van de HSL-Zuid, als coach van de samenwerking tussen de mensen binnen (werkvoorbereiding) en buiten (uitvoering). Op die manier kwam ze voor het eerst in de bouwkeet en op de bouwplaats, en leerde ze gaandeweg de finesses uit de bouwwereld kennen. Mede door die kennis van de branche wordt ze vaak als coach terug gevraagd. ‘In ons vak is het van belang dat je de opgave snapt. Dat je de techneuten begrijpt, weet wat zij aan het bouwen zijn en en er ook oprecht in geïnteresseerd bent.’

Gesprek

Met die belangrijke bagage weet Claessen op heel veel manieren een goede samenwerking te faciliteren. ‘Het is altijd mijn doel,’ vervolgt Claessen, ‘om goed met die samenwerking bezig te zijn voordat er gedoe komt. Dat principe, met elkaar in gesprek raken ter voorbereiding op de hectiek, is heel belangrijk.’

Simpel is het niet om dat gesprek aan te gaan. Het is een samenspel van heel veel dingen. Claessen: ‘Het gaat over de mensen die met elkaar moeten samenwerken, over allerlei voorwaarden, over hoeveel beslissingsmacht iemand heeft en over hoe het zit met jouw escalatieniveau. Weet je elkaar daarbij snel te vinden of zijn er nog politieke kwesties in de achterban? Zoek uit wie met wie moet overleggen en leer elkaars belangen kennen.’

‘Kleine details maken daarbij het verschil. Verplaats je eens vanuit de conferenceroom van een mooi kantoor naar het kleinste achterkamertje in een bouwkeet. En kruip dan in de huid van de andere partij. Hoe kijk je dan tegen allerlei zaken aan?’

Niet alleen beleefd

Bij een PSU komen veel verschillende zaken op tafel. Dat deden we al in 2010, maar dar waren we ons toen weinig bewust van. Dat zijn we gaandeweg weloverwogen op de agenda gaan zetten. Met ook de vraag wat dat betekent voor de vaardigheden van de projectcoach. In het begin was die coach er nog helemaal niet. Dat deed iemand van één van beide partijen.’

In die beginjaren ging het gesprek vaak alleen over de technische kant van een project en niet over onderlinge samenwerking en binding. Dat laatste legde Claessen ook op tafel. ‘Het gaat er dan niet alleen om dat je heel aardig tegen elkaar bent. Ik wil dat men elkaar in een PSU echt aan de tand voelt en niet alleen beleefd tegen elkaar blijft. Mijn vraag is altijd: ‘Waarover denk je dat als eerste het meeste gedoe zal ontstaan?’ Dan pas wordt het interessant. Wat doe je bijvoorbeeld als de andere partij niet open is?’

‘Juist bij de start is iedereen aardig en positief en houd ik ze graag een spiegel voor. Waar heb je nachtmerries over? Waar word je blij van en wat vind je echt heel vervelend als het zich toch gaat voordoen? Bekijk dan na een paar maanden wat zich heeft voorgedaan en bespreek dat. Wat heb je toen zien gebeuren en hoe heb je die ander zien reageren? Wat zou je daar anders in kunnen doen?’ ‘Een andere manier om openheid te creëren, is het vragen naar de roddels die ze van elkaar kennen. Wat vind je van elkaar en en wat is beeld dat je van de andere partij hebt? Waar komen die beelden van elkaar vandaan? Waarom heeft de ene partij die ideeën over de ander?’

(tekst loopt onder de video door)

Informele sfeer

Dat zijn uiteindelijk geen makkelijke gesprekken. Hoe krijg je de mensen, vaak met een technische achtergrond, en niet van de ‘zachte kant’, aan het praten? Claessen kiest er altijd eerst voor om een informele sfeer te creëren, zodat alle zaken zonder voorbehoud gezegd kunnen worden en niet alles meteen naar buiten komt. ‘Waarbij niet alles meteen wordt opgeschreven of er meteen harde consequenties uit volgen. Dat zijn heel cruciale dingen. En zeker handig omdat een opdrachtgever vaak geen keuze heeft en soms zelfs in zee moet gaan met de enige overgebleven kandidaat.’

Na voorbereidende besprekingen zoekt Claessen altijd naar de counterparts bij beide partijen. Naar mensen met dezelfde rollen. ‘Wat gaan ze precies samen doen? Er wordt vervolgens een samenwerkingskalender opgesteld met daarop reflectiemomenten, de bespreking van een prestatiemeting of regelmatige gezamenlijke borrels.’

Het wordt zo wel duidelijk hoe gedegen de aanpak van Claessen is. Ze stelt dan ook dat ze niet even voor een sessie van een uur of twee langskomt om zo op papier te kunnen voldoen aan een boterzachte eis van ‘samenwerking’. De uitgebreide begeleiding van een projectcoach kan juist een extra gunstige voorwaarde zijn als er in een aanbesteding specifiek gevraagd wordt naar de concretisering van de samenwerking.

Complexiteit en professionalisering

De groeiende complexiteit van projecten vraagt tegenwoordig steeds vaker om diverse vormen van samenwerking, stelt Claessen. Én een professionalisering van de projectcoaching. Vandaar dat Claessen medeoprichter is van Stichting Cohezy, een kennisplatform dat als doel heeft om het vak projectcoaching in de bouw en infra verder te ontwikkelen.

“Rijkswaterstaat heeft met de Marktvisie ‘samenwerken’ hoog op de agenda gezet en zo een impuls gegeven aan het vak projectcoaching. Het is nu zaak om daarin de volgende stappen te zetten. Zo hebben wij een leergang opgezet om te laten zien dat het een vak is dat veel meer behelst dan alleen de communicatie en procesbegeleiding. Dat het essentieel is om te weten hoe de bouw en infra werkt. Een goede projectcoach moet weten wat de consequenties zijn van de verschillende contractvormen. Ook de rollen van opdrachtgevers en -nemers zijn aan het veranderen en dat is van invloed op hoe je het spel met elkaar speelt.”

Een projectcoach moet daarom niet alleen de persoonlijke interactie in de samenwerking goed doorhebben, maar ook de hele context kennen. En dan is het tenslotte ook essentieel om te weten waarmee een aannemer zijn geld verdient en hoe klein de marges vaak zijn. En wat aan de andere kant de belangen van opdrachtgevers zijn. Want die zijn deels anders. “Dan gaat het om voorspelbaarheid, politiek draagvlak en betrouwbaarheid. Daarom is het zo belangrijk dat je je verplaatst in de positie van de ander,” besluit Claessen.

Lees ook de presentatie ‘Marktvisie avant la lettre’ bij project A59 Drongelens kanaal.

Samen met onder andere Gulian van Maanen en Michiel Bonnema is Cécile Claessen één van de docenten van de Leergang Projectcoach in de Bouw & Infra en Succesvolle PSU. Alle informatie vind je in de Leerfabriek.

Cécile Claessen is bestuurslid en docent bij het platform Cohezy.